التوثيق مصطلح علمي حديث دخل الى علم المكتبات و المعلوماتية بعد دخول التقنية الحديثة و اتسع مجاله في النصف الثاني من القرن العشرين و بدأت تتوفر فيه مقومات و قواعد و قوانين تحكم موضوعه و صارا جزءا اساسيا في علوم المكتبات و المعلومات .
01/ مفهـــــوم التوثيــــق :
لغـــــــة : مشتق من اصل الثقة / وثق به = ائتمنه
وثق الشيء = صار محكما و ثابتا
صطلاحا : التوثيق هو مجموع القواعد و الاساليب و الاجراءات الفنية التي تساهم في عمليات جمع و توفير و تنظيم و تخزين و تحليل و بث المعلومات بأوعيتها و اشكالها المختلفة الى المستفيدين
02/ اهميــــة التوثيـــــق :
- توفير البيانات و المعلومات الموثقة للمستفيدين و تلبية احتياجاتهم
- الامانة العلمية وهذا عند ذكر مصدر معين و مؤلفه
- امكانية رجوع القارئ الى مصدر المعلومة من اجل الحصول على قدر كافي من المعلومات
- يغرف القارئ على مدى حداثة المعلومات من خلال كتابة تواريخ النشر الخاصة بالمراجع
- احياء التراث و الكتب القديمة الهامة و امهات الكتب و توثيقها في نسخ رقمية سهلة الاستدعاء
- مساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات السليمة و بحصولهم على معلومات موثقة و منظمة
- تسهيل عملية الحصول على المعلومات عند الطلب
- التوثيق الزامي في المؤسسات لتجنب الوقوع في اخطاء سابقة (مؤسسة بلا ذاكرة )
- التوثيق الالكتروني سهل عملية الربط بين النصوص المتشابهة
03/ مراحــل عمليــــة التوثيـــــق
تمر عملية التوثيق بأربعة مراحل و هي كالتالي :
أ/ مرحلــــة التزويــد :
و يتم خلال هذه المرحلة اختيار المادة الوثائقية التي اختارتها المؤسسة
ب/ مرحلـــة التحليـل :
و في هذه المرحلة يتم تحليل المادة الوثائقية التي تم اختيارها في المرحلة الاولى
ج/ مرحلـــة التخزين :
و في هذه المرحلة يتم حفظ و تخزين المادة الوثائقية و اجراء عملية تسهيل الوصول اليها عند الحاجة
د/ مرحلــة البـث : و تيم في هذه المرحلة بث المادة الوثائقية عند الحاجة اليها من قبل المؤسسة او من قبل المستفيدين