يدرس هذا الدرس مصطلح التوثيق في مجال المعالجة الوثائقية. نشأ هذا المصطلح في العصر الحديث مع تطور التقنية، وأصبح جزءًا أساسيًا في علوم المكتبات والمعلومات.
01/ مفهوم التوثيق
لفظيًا:
- لغة: مشتق من "الثقة". وثق به = ائتمنه. وثق الشيء = أحكمه وأثبته.
اصطلاحًا:
التوثيق هو مجموعة القواعد والأساليب والإجراءات التي تهدف إلى:
إعلان منتصف المقال
- جمع المعلومات.
- توفير المعلومات.
- تنظيم المعلومات.
- تخزين المعلومات.
- تحليل المعلومات.
- نشر المعلومات.
- يتم ذلك للمعلومات بجميع أشكالها وأنواعها، وتقديمها للمستفيدين.
02/ أهمية التوثيق
- توفير المعلومات: تزويد المستفيدين بالبيانات والمعلومات الموثقة لتلبية احتياجاتهم.
- الأمانة العلمية: عند الإشارة إلى مصدر معلومة، يجب ذكر اسم المؤلف والمصدر.
- الرجوع إلى المصدر: تمكين القارئ من العودة إلى المصدر الأصلي للمعلومة للحصول على تفاصيل إضافية.
- الحداثة: معرفة مدى حداثة المعلومات من خلال تواريخ النشر.
- إحياء التراث: الحفاظ على الكتب القديمة الهامة من خلال رقمنتها وتوثيقها.
- دعم اتخاذ القرار: مساعدة المسؤولين في اتخاذ قرارات سليمة بناءً على معلومات موثقة ومنظمة.
- سهولة الوصول: تسهيل عملية الحصول على المعلومات عند الطلب.
- منع الأخطاء المتكررة: التوثيق إلزامي في المؤسسات لتجنب تكرار الأخطاء السابقة.
- الربط بين النصوص: يساعد التوثيق الإلكتروني على ربط النصوص المتشابهة.
03/ مراحل عملية التوثيق
تتكون عملية التوثيق من أربع مراحل أساسية:
أ/ مرحلة التزويد
تحديد واختيار المواد الوثائقية المناسبة للمؤسسة.
ب/ مرحلة التحليل
تحليل المواد الوثائقية التي تم اختيارها في المرحلة الأولى.
ج/ مرحلة التخزين
حفظ وتخزين المواد الوثائقية، وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.
د/ مرحلة البث
نشر المواد الوثائقية للمؤسسة أو للمستفيدين عند الحاجة.