يكتسي الأرشيف أهمية بالغة لدى الشعوب كونه يضم تاريخها و حاضرها و يمثل أساس مستقبلها فالمعلومات التي يحتويها تمثل ذاكرة هذه الأمم حول مختلف الأحداث التي مرت بها عبر الأزمنة .
01/ مفاهيم عامة عن الأرشيف
يعتبر الأرشيف من أهم مصادر المعلومات لذا فقد عرف عدة تعاريف منها :
التعريف اللغــــــــــــــــــوي:
الأرشيف كلمة يونانية الأصل كغيرها من المصطلحات الكثيرة archè أو archion و تعني السلطة،
كما عرفت في اللاتينية archivum و معناها مصطلح الورقة ,كلمة أرشيف تعني أيضا مكان إقامة القاضي أو المكان العام.
التعريف الاصطلاحي:
اختلف الأخصائيون في إعطاء تعريف موحد للأرشيف :
- هي الوثائق التي نشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال و كانت جزءا من ذلك العمل لذلك حفظت للرجوع إليها.
- هو كل الأوراق و الوثائق المكتوبة الناتجة عن نشاط جماعي أو فردي شرط أن تكون قد نظمت ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة في البحث وبشرط أن يكون قد أحسن حفظها بداخل منظمة واحدة
- كما عرفه معجم أكسفورد الإنجليزي على أنه ˝مجموعة من الوثائق التي انتهت الأهمية اليومية لها ˝
2/ لمحة تاريخية عن الأرشيف الوطنـــي الجزائري :
كانت الجزائر ولاية من الولايات التابعة للدولة العثمانية وفي العام 1830 و بعد احتلالها من طرف فرنسا التي اعتبرتها جزء من الإمبراطورية الفرنسية . و بعد الاستقلال التفتت إلى تنظيم شؤونها الداخلية و من بين الأمور التي أولتها الدولة اهتمامها هي مسالة الحفاظ على الوثائق الوطنية . و كان الاستعمار الفرنسي قد سارع إلى نقل الكثير من الوثائق الخاصة بالجزائر إلى فرنسا .
و صدر الأمر المرقم 17 – 36 في جوان 1971 الذي تم بموجبه تأسيس مؤسسة الوثائق
3.أنواع الأرشيف
لا يوجد تقسيم موحد للأرشيف فالتقسيمات كانت حسب الزاوية التي ينظر بها المختصون للأرشيف. فهناك من قسمه إلى:
أ/ من حيث الملكية
- - الأرشيف العام أو العمومي : هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها .
- - الأرشيـــــف الخـــــــاص : يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسســـات
أو المنظمـات الخاصة
ب/ حسب القيمـــــة العلميـــــة
- الأرشيـــف الإداري: هو الأرشيف المتعلق بالأفراد أو المؤسسات المعنوية
- الأرشيـــف التاريخي: يشتمل على كافة الوثائق التاريخية سواء أكانت في الميدان السياسي أو الاقتصادي أو الديني. وهذا النوع من الأرشيف يهم المختصين و الباحثين.
ج/ حسب المؤسسة المنتجة أو النشاطات
- الأرشيف الســــري: يضم الوثائق السرية التي تتصل بسلامة و أمن الدولة و سياستها .
- الأرشيف العسكــــري: يضم وثائق وزارة الدفاع و الطيران و البحرية ...وهي تحت إشراف السلطات العسكرية
- الأرشيف القضائـــي: يضم وثائق وزارت العدل و ما يتصل برجال القانون و القضاة .
- أرشيف الآداب و الفنــون:يمكن أن يضم كافة الوثائق التي تتصل بالحركة الثقافية
- الأرشيف السياســــي: يضم وثائق الهيئات السياسية أرشيف المؤسسات و الهيئات الدينية ........
- أرشيف المؤسسات والهيئات الدينية: يضم وثائق الأوقاف والمساجد والكنائس والجمعيات والمدارس الدينية وفتاوى علماء الدين .
- أرشيف الأختام والشعارات والنقود: يضم الأختام القديمة والحديثة و الشعارات والرموز والأعلام والنقود بأنواعها الورقية منها والمعدنية .
د/ حسب الأعمـــــار و المراحـــــل
- الأرشيف الإداري (العمر الأول) : نشط أو جاري أو الحي أو المرحلة الأولي و يبدأ عند إنشاء الوثيقة من الجهة الإدارية المنتجة يتم الرجوع إليها بشكل متكرر داخل الإدارة .
- ارشيف متوسط النشاط (العمرالثاني): أوالوسيط ويضم الوثائق التي فاقت مدة وجودها خمس سنوات يتم الرجوع إليها على فترات زمنية متباعدة إلى حد ما
- الأرشيف التاريخي (العمر الثالث) : أوغير نشط (ثابت) الوثائق التي تفوق مدة وجودها خمسة عشر سنة ونادراً ما يتم الرجوع إليها أو لا يتم الرجوع إليها نهائياً، وتنقسم إلى مستديمة/منتهية
ه/ حسب الشكــــل ونوعيـــة الوعــــاء :
- المخطوطــــــات: المكتوب باليد في أي نوع من انواع الادب سواء كان على الورق او الجلود او الحجارة او الالواح الطينية القديمة.....
- الأرشيف السمعـــي البصـــــري: سجلات صوتية أو مرئية أو سمعية بصرية .
- الأرشيــف الإلكترونـــــي: المسجل على أوعية إلكترونية
4.أهميــــة الأرشيـــــــف
- يساهم في تحقيق أهداف المؤسسة
- يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة
- يعتبر المرجع الرئيسي لأية مؤسسة
- يساهم في عملية التخطيط و تقويم الخطط ومتابعة الانحرافات لنشاطات المؤسسة
05.تعريف الأرشيـــــــفي :
الدور الفنـــــي :
استقبــــــــال الوثائق و فرزها و تقييمها ثم تسجيلها و تصنيفها و ترتيبها و ترميزها و اعداد الفهــــــارس و الكاشافات و تخزينها .
الدور الاخلاقــــي :
صفات الارشيفي :
- القدرة على التحمل و الصبر
- القدرة على المتابعة و المراجعة و التقويم
- القدرة على التعامل مع الاخرين و تسهيل مهامهم
- القدرة على حفظ الاسرار و الامانة
- القدرة على الابتكار و التجديد