يُولي الأرشيف أهمية بالغة للشعوب، فهو يضم تاريخها وحاضرها ويمثل أساسًا لمستقبلها. فالمعلومات التي يحتويها تمثل ذاكرة هذه الأمم حول مختلف الأحداث التي مرت بها عبر الأزمنة .
01/ مفاهيم عامة عن الأرشيف
يعتبر الأرشيف من أهم مصادر المعلومات، لذا فقد عرف بعدة تعريفات، منها:
التعريف اللغــــــــــــــــــوي:
الأرشيف كلمة يونانية الأصل، مثل العديد من المصطلحات، (archè أو archion) وتعني السلطة.
كما عرفت في اللاتينية archivum وتعني مصطلح "الورقة". كلمة "أرشيف" تعني أيضًا مكان إقامة القاضي أو المكان العام.
التعريف الاصطلاحي:
اختلف الأخصائيون في إعطاء تعريف موحد للأرشيف:
- هي الوثائق التي نشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال وكانت جزءا من ذلك العمل، لذلك حفظت للرجوع إليها.
- هو كل الأوراق والوثائق المكتوبة الناتجة عن نشاط جماعي أو فردي، شرط أن تكون قد نظمت ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة في البحث، وبشرط أن يكون قد أحسن حفظها بداخل منظمة واحدة.
- كما عرفه معجم أكسفورد الإنجليزي على أنه "مجموعة من الوثائق التي انتهت الأهمية اليومية لها".
02/ لمحة تاريخية عن الأرشيف الوطني الجزائري
كانت الجزائر ولاية تابعة للدولة العثمانية. في العام 1830، وبعد احتلالها من طرف فرنسا، اعتبرتها فرنسا جزءًا من الإمبراطورية الفرنسية. وبعد الاستقلال، أولت الدولة اهتمامًا كبيرًا بتنظيم شؤونها الداخلية، ومن بين الأمور التي أولتها الدولة اهتمامها هي مسألة الحفاظ على الوثائق الوطنية. كان الاستعمار الفرنسي قد سارع إلى نقل الكثير من الوثائق الخاصة بالجزائر إلى فرنسا.
وصدر الأمر المرقم 17 – 36 في جوان 1971، والذي تم بموجبه تأسيس مؤسسة الوثائق.
03/ أنواع الأرشيف
لا يوجد تقسيم موحد للأرشيف، فالتقسيمات كانت حسب الزاوية التي ينظر بها المختصون للأرشيف. وهناك من قسمه إلى:
أ/ من حيث الملكية
- - الأرشيف العام أو العمومي: هو الأرشيف الذي تنتجه المؤسسات العمومية مهما كان نوعها.
- - الأرشيـــــف الخـــــــاص: يتكون الأرشيف الخاص من الوثائق التي يحوزها الأشخاص أو العائلات أو المؤسسات أو المنظمات الخاصة.
ب/ حسب القيمـــــة العلميـــــة
- الأرشيـــف الإداري: هو الأرشيف المتعلق بالأفراد أو المؤسسات المعنوية.
- الأرشيـــف التاريخي: يشتمل على كافة الوثائق التاريخية، سواء أكانت في الميدان السياسي أو الاقتصادي أو الديني. وهذا النوع من الأرشيف يهم المختصين و الباحثين.
ج/ حسب المؤسسة المنتجة أو النشاطات
- الأرشيف الســــري: يضم الوثائق السرية التي تتصل بسلامة وأمن الدولة وسياستها.
- الأرشيف العسكــــري: يضم وثائق وزارة الدفاع والطيران والبحرية... وهي تحت إشراف السلطات العسكرية.
- الأرشيف القضائـــي: يضم وثائق وزارة العدل وما يتصل برجال القانون والقضاة.
- أرشيف الآداب والفنــون: يمكن أن يضم كافة الوثائق التي تتصل بالحركة الثقافية.
- الأرشيف السياســــي: يضم وثائق الهيئات السياسية، أرشيف المؤسسات والهيئات الدينية.
- أرشيف المؤسسات والهيئات الدينية: يضم وثائق الأوقاف والمساجد والكنائس والجمعيات والمدارس الدينية، وفتاوى علماء الدين.
- أرشيف الأختام والشعارات والنقود: يضم الأختام القديمة والحديثة والشعارات والرموز والأعلام والنقود بأنواعها الورقية والمعدنية.
د/ حسب الأعمـــــار والمراحـــــل
- الأرشيف الإداري (العمر الأول): نشط أو جاري أو حي أو المرحلة الأولى. يبدأ عند إنشاء الوثيقة من الجهة الإدارية المنتجة، ويتم الرجوع إليها بشكل متكرر داخل الإدارة.
- أرشيف متوسط النشاط (العمر الثاني): أو الوسيط، ويضم الوثائق التي تجاوزت مدة وجودها خمس سنوات. يتم الرجوع إليها على فترات زمنية متباعدة إلى حد ما.
- الأرشيف التاريخي (العمر الثالث): أو غير نشط (ثابت)، ويضم الوثائق التي تجاوزت مدة وجودها خمسة عشر سنة، ونادرًا ما يتم الرجوع إليها أو لا يتم الرجوع إليها نهائيًا. وتنقسم إلى مستديمة/منتهية.
هـ/ حسب الشكل ونوعية الوعاء
- المخطوطــــــات: المكتوب باليد في أي نوع من أنواع الأدب، سواء كان على الورق أو الجلود أو الحجارة أو الألواح الطينية القديمة...
- الأرشيف السمعـــي البصـــــري: سجلات صوتية أو مرئية أو سمعية بصرية.
- الأرشيــف الإلكترونـــــي: المسجل على أوعية إلكترونية.
4. أهمية الأرشيف
- يساهم في تحقيق أهداف المؤسسة.
- يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة.
- يعتبر المرجع الرئيسي لأية مؤسسة.
- يساهم في عملية التخطيط وتقويم الخطط ومتابعة الانحرافات لنشاطات المؤسسة.
05. تعريف الأرشيفي
هو المصطلح الذي يدل على الشخص المسؤول الذي يعمل في نشاط أو أكثر من أنشطة الأرشيف مثل: الفرز، التنظيم، الحفظ، الصيانة، الترتيب.
يكمن دور الأرشيفي في:
الدور الفنـــــي
استقبال الوثائق، فرزها، تقييمها، ثم تسجيلها، وتصنيفها، وترتيبها، وترميزها، وإعداد الفهارس والكشافات، وتخزينها.
الدور الأخلاقــــي
بعض الوثائق تحمل طابع السرية وعليه وجب التحلي بروح الأمانة.
صفات الأرشيفي
- القدرة على التحمل والصبر.
- القدرة على المتابعة والمراجعة والتقويم.
- القدرة على التعامل مع الآخرين وتسهيل مهامهم.
- القدرة على حفظ الأسرار والأمانة.
- القدرة على الابتكار والتجديد.