هل تساءلت يومًا عن مصير الوثائق بعد إنجاز مهمتها؟
أين تذهب تلك الأوراق والملفات التي تحمل في طياتها قصصًا وحكايات عن الماضي؟
في هذا المقال، ندعوك للانطلاق في رحلة عبر الزمن لاكتشاف عالم الوثائق والأرشيف، حيث سنغوص في تعريف الوثيقة الأرشيفية وخصائصها ومسار حياتها، ونُبحر في خصائص الأرشيف وخطوات الأرشفة.
سواء كنت أستاذًا أو متربصًا في فرع مساعد تقني متخصص في المكتبات، التوثيق، والأرشيف، أو أي شخص مهتم بفهم هذا المجال، فإن هذا المقال مُخصص لك.
تعريف الوثيقة الأرشيفية :
العريف الاول : هي وثائق تحتوي معلومات و بيانات تصدر عن المؤسسات او الهيئات العامة او الخاصة انشئت لغرض معين و تكون ذات فائدة و قيمة عالية و لهذا تستحق الحفظ الدائم بهدف الرجوع اليها عند الحاجة
التعريف الثاني: هي عبارة عن وعاء او حامل للمعلومات و تكون متاحة للقراءة و متوفرة بشكل دائم للمستخدم و يمكن استخدامها كأدلة
خصـــــــائص الوثيقة الأرشيفية :
تتميز الوثيقة الأرشيفية بعدة خصائص تتمثل في:
- عدم التحيــــز : حيث يتم تحريرها بكل موضوعية من قبل الجهة التي انتجتها .
- المصداقيــــة : تشتمل على معلومات صحيحة خالية من الشك
- الطبيعـــة : أي انها تنشأ طبيعيا من خلال النشاط اليومي .
- العلاقات المتبادلة : تكون مرتبطة و متماسكة مع باقي الوثائق الاخرى .
- الاهميــــة : الوثيقة التي لا تحمل معلومات يمكن الرجوع اليها و استخدامها كدليل لا تعد ارشيفا
- مصدر الوثيقـــــــة : ليس بالضرورة ان يكون جهة رسمية بل يتعلق بقيمة المعلومات التي تحتويها
مسار حياة الوثيقة الأرشيفية
خصـــــــائص الأرشيف :
أهم هذه الخصائص مايلي :
- التجمــــع الطبيعــــي : تتجمع الأرصدة الأرشيفية دون تدخل من الأرشيفي.
- الترابـــط : فكل أرشيف تكون أرصدته مرتبطة ببعضها بروابط مهيكلة فالرصيد الأرشيفي لا يمكن تشتيته .
- القـــــــــدم: الوثيقة الأرشيفية تمر بثلاث مراحل أساسية وفي كل مرحلة تكتسب قيمة معينة.
- عدم التحيــــز : إن المجموعات الأرشيفية تحتوي على معلومات عن مختلف نشاطات الإدارة المنتجة لها
فهي بذلك جزء منها وبالتالي عدم التحيز لجهة ما.
- الوحـــــدة : عكس الوثائق الأخرى فإن الوثائق الأرشيفية لا يمكن أن تتواجد في مناطق مختلفة في الوقت
نفسه بل إننا نجد فقط النسخ التي أنتجتها الإدارة من خلال قيامها بنشاطاتها.
- الولاية القانونية: الوثائق الأرشيفية يجب أن تحفظ في مكان يحدده القانون .
خطوات الأرشفة :
