المعالجة العلمية للأرشيف
يقوم الأرشيفي بعدة خطوات ومراحل متسلسلة من أجل معالجة الأرشيف سواء المتراكم في المخزن أو الذي يستلمه في شكل دفعات من المصالح المنتجة .
1. مفهوم معالجة الأرشيف
هي مجموع العمليات التي يقوم بها الأرشيفي على الوثائق منذ دخولها للأرشيف على أساس الدفعات أو التحويل–إضافة إلى الأرشيف المتراكم–بدءا بتسجيل الدفعات، مرورا بالتشخيص والفرز والتصنيف والترتيب والترقيم ووصولا لإتاحتها للإطلاع من خلال إعداد وسائل البحث المختلفة
إلا أن عمليات معالجة الأرشيف، تسبقها عمليات تمهيدية، لتسهيل المهمة على الأرشيفي.
أولاً : العمليات التمهيدية (التحضيرية):
وهي عبارة عن بعض الإجراءات الواجب اعتمادها من طرف الأرشيفي بمجرد استلامه لمهامه المهنية، لهذا يجب عليه القيام بما يلي:
- الفهم : يجب فهم طريقة ونوع النشاط التي تقوم به المؤسسة، أو الإدارة المنتجة للأرشيف، مما يسهل التعرف على مضمون الوثائق المراد معالجتها وتاريخ صدورها.
- الـمعـرفـــة: على الأرشيفي القيام بزيارة ميدانية لكل المصالح المنتجة وتسجيل البيانات حول كل الوثائق المنتجة والمستلمة التي تسير بموجبها تلك المصالح
- الـتــصرف: أما عملية التصرف فتتمثل أساسا في توفير كل الوسائل الضرورية التي من شأنها إنجاح عملية معالجة الأرشيف وتكمن هنا في الهيكل التنظيمي للمؤسسة، إضافة إلى قائمة بكل الوثائق المنتجة والتي يقوم بإعدادها في المرحلة الثانية)المعرفة(، ويمكنه إعداد جدول يتضمن بيانات عن كل وثيقة، وكمثال على ذلك مايلي:
أ- القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف
هي عبارة عن وسيلة أو اداة لجمع ومتابعة مدد حفظ الوثائق على مستوي المكاتب و الحفظ المؤقت وتحديد
مصيرها النهائي الذي تؤول اليه أما الحفظ الدائم أو الاتلاف .
كيفية أعداد القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف
- جرد جميع الوثائق المنتجة والمستلمة الخاصة بكل مصلحة وفقا للتنظيم الهيكلي للمؤسسة.
- وصف الوثائق : التعريف بالوثائق بتحديد نوعيتها ، عدد النسخ ، أصلية أو نسخة وبالنسبة للملفات تذكر جميع الوثائق الموجودة بداخله.
- مدد الحفظ : استخلاص عدد السنوات التي تقضيها الوثائق داخل المكتب ثم الحفظ المؤقت بالاستناد إلي التجربة أو القانون.
- تحديد المصير النهائي الحفظ للوثائق وذلك بعد انتهاء حاجة الادارة اليها على النحو التالي :
- الحفظ الدائم
- الحفظ الدائم بعد الفرز.
- الاتلاف
- ترك عينة
- تنظيم جميع هذه المعلومات داخل جدول.
- تنشأ لحنة لهدا الغرض داخل المؤسسة من ممثلي المصالح حيث تقوم بمراجعة مدد الحفظ ثم المصادقة على القائمة مبدئيا.
- ترسل القائمة الى المؤسسة الوطنية للارشيف للمصادقة عليها.
.jpg "دروس مساعد تقني متخصص في المكتبات-التوثيق والأرشيف درس المعالجة العلمية للأرشيف")
- وهناك خطوة مهمة من الأفضل القيام بها من طرف الأرشيفي، من أجل ضمان استقبال دفعات بطريقة قانونية تتمثل في طلب عقد اجتماع له مع رؤساء المصالح المنتجة بحضور مسؤوله المباشر والمسؤول الرئيس عن تلك المؤسسة، يوضح فيه طريقة استقبال الدفعات وتنظيم سير العمل فيما بينهم.
ثانياً :عمليات المعالجة الفنية
وهي المراحل التي يرتكز عليها العمل الأرشيفي
وهي :
- دفـــع الأرشـيف- التشخيص- الفرز- التصنيف - الترتيب - الترقيم أو الترميز –الحفظ- وسائل البحث الأرشيفية
الخلاصـــــــــــــــة
م مع تطور الأرشيف و انتقاله
من التقليدي إلى الالكتروني أصبح الكمبيوتر يستغل في عملية المعالجة و التبليغ و
منه فالأرشيف الوطني في مرحلة إنجاز قواعد بيانات خاصة بمختلف الأرصدة و بداية
المعالجة الإلكترونية.