في هذا الدرس، سنستعرض المعالجة العلمية للأرشيف، وهي عملية أساسية في مجال التوثيق والأرشيف، خاصة بالنسبة لمساعدي التقنيين المتخصصين في المكتبات. نهدف إلى فهم الخطوات والإجراءات التي يتبعها الأرشيفي لمعالجة الوثائق منذ لحظة استلامها وحتى إتاحتها للمستفيدين.
1. مفهوم معالجة الأرشيف
ببساطة، معالجة الأرشيف هي سلسلة العمليات التي يقوم بها الأرشيفي على الوثائق. تبدأ هذه العمليات منذ دخول الوثائق إلى الأرشيف، سواء كانت هذه الوثائق على شكل دفعات من جهات الإنتاج، أو كانت ضمن الأرشيف المتراكم.
تهدف المعالجة إلى تحويل الوثائق من حالة غير منظمة إلى حالة منظمة، مما يسهل الوصول إليها و الاستفادة منها. تشمل هذه العمليات:
- تسجيل الدفعات (Registering): توثيق وصول الوثائق إلى الأرشيف.
- التشخيص (Identification): تحديد طبيعة الوثائق ومحتواها العام.
- الفرز (Sorting): فصل الوثائق حسب معايير محددة (مثل نوع الوثيقة، الجهة المصدرة).
- التصنيف (Classification): تنظيم الوثائق في فئات أو مجموعات بناءً على موضوعها أو طبيعتها.
- الترتيب (Arrangement): ترتيب الوثائق داخل كل فئة أو مجموعة (مثل الترتيب الزمني أو الأبجدي).
- الترقيم أو الترميز (Numbering/Coding): إعطاء كل وثيقة رقمًا أو رمزًا مميزًا لسهولة تحديدها.
- إتاحة الوثائق (Making Accessible): توفير وسائل للبحث عن الوثائق والوصول إليها (مثل الفهارس، الكشافات).
ولكن قبل البدء في هذه العمليات، هناك خطوات تمهيدية تساعد الأرشيفي على أداء عمله بكفاءة.
أولاً: العمليات التمهيدية (التحضيرية)
هذه العمليات هي بمثابة إعداد للأرشيفي. وتشمل:
- الفهم: يجب أن يفهم الأرشيفي طبيعة عمل الجهة التي أنتجت الوثائق، ونوع النشاط الذي تقوم به. هذا الفهم يساعده على تحديد محتوى الوثائق وتاريخها.
- المعرفة: على الأرشيفي أن يقوم بزيارة ميدانية للمصالح التي تنتج الوثائق، لجمع معلومات تفصيلية حول الوثائق المنتجة والمستلمة.
- التصرف: يتمثل في توفير جميع الأدوات والوسائل التي تساعد في إنجاح عملية المعالجة، وتشمل:
- الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
- قائمة شاملة بجميع الوثائق المنتجة (يتم إعدادها في المرحلة "المعرفة"). هذه القائمة هي أداة أساسية في عمل الأرشيفي.
القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف هي أداة مهمة لتنظيم عملية الأرشفة. وهي عبارة عن جدول يضم بيانات عن كل نوع من الوثائق. لإعداد هذه القائمة، يتم اتباع الخطوات التالية:
كيفية إعداد القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف
- جرد الوثائق: حصر جميع الوثائق المنتجة والمستلمة من كل مصلحة، مع مراعاة التنظيم الهيكلي للمؤسسة.
- وصف الوثائق: تحديد نوع الوثيقة (مثل: مراسلة، تقرير، عقد)، وعدد النسخ، وما إذا كانت أصلية أم نسخة. بالنسبة للملفات، يتم ذكر جميع الوثائق الموجودة بداخلها.
- تحديد مدد الحفظ: تحديد المدة الزمنية التي يجب أن تبقى فيها الوثائق في المكتب (الحفظ المباشر) ثم في الحفظ المؤقت، بناءً على الخبرة أو التشريعات القانونية.
- تحديد المصير النهائي للوثائق: تحديد مصير الوثائق بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها. الخيارات تشمل:
- الحفظ الدائم
- الحفظ الدائم بعد الفرز (حفظ بعض الوثائق المهمة فقط).
- الإتلاف (التخلص من الوثائق غير الضرورية).
- ترك عينة (الاحتفاظ بنماذج قليلة للرجوع إليها كمرجع).
- تنظيم المعلومات في جدول: يتم تجميع جميع هذه البيانات في جدول.
- اعتماد القائمة: تشكيل لجنة داخل المؤسسة (تضم ممثلين عن المصالح المختلفة) لمراجعة مدد الحفظ، ثم المصادقة على القائمة بشكل مبدئي.
- المصادقة النهائية: إرسال القائمة إلى المؤسسة الوطنية للأرشيف للمصادقة النهائية عليها.
خطوة إضافية هامة: من الأفضل أن يقوم الأرشيفي بعقد اجتماع مع رؤساء المصالح المنتجة للوثائق، بحضور مسؤوله المباشر والمسؤول الأعلى في المؤسسة. يهدف هذا الاجتماع إلى توضيح كيفية استقبال الدفعات الجديدة من الوثائق، وتنظيم سير العمل بين الأرشيف وهذه المصالح.
ثانياً: عمليات المعالجة الفنية
بعد الانتهاء من العمليات التمهيدية، يبدأ الأرشيفي في المعالجة الفنية للوثائق. وتشمل هذه العمليات (التي تم ذكرها سابقاً) وتفصل في الخطوات التالية :
- دفع الأرشيف: استلام الوثائق وترتيبها.
- التشخيص: تحديد طبيعة الوثائق وموضوعها.
- الفرز: فصل الوثائق حسب معايير محددة.
- التصنيف: وضع الوثائق في فئات أو مجموعات.
- الترتيب: ترتيب الوثائق داخل كل فئة (زمنيًا، أبجديًا...).
- الترقيم أو الترميز: إعطاء كل وثيقة رقمًا أو رمزًا مميزًا.
- الحفظ: تخزين الوثائق في بيئة مناسبة (من حيث درجة الحرارة والرطوبة والإضاءة).
- وسائل البحث الأرشيفية: إعداد الأدوات التي تساعد المستفيدين على العثور على الوثائق (مثل الفهارس، الكشافات).
الخلاصـــــــــــــــة
مع تطور التقنيات، أصبح الحاسوب أداة أساسية في معالجة الأرشيف ونشر المعلومات. في الأرشيف الوطني الجزائري، يتم حاليًا إعداد قواعد بيانات خاصة بمختلف الأرصدة الأرشيفية، وبدأت عمليات المعالجة الإلكترونية.