دراسة مناصب العمل: دليل شامل للمفاهيم، المراحل، والأدوات
وصف تعريفي: استكشف عالم دراسة مناصب العمل من خلال هذا الدليل الشامل الذي يتناول المفاهيم الأساسية، وأهمية تحليل الوظائف، ومراحل عملية التحليل، وأدوات جمع البيانات، بالإضافة إلى نموذج تطبيقي لبطاقة منصب العمل. هذا المقال هو مرجعك الكامل لفهم هذه العملية الحيوية في إدارة الموارد البشرية.
أهلاً بكم أعزائي القراء في هذا المقال الشامل حول دراسة مناصب العمل، وهو موضوع بالغ الأهمية في مجال إدارة الموارد البشرية. سنتناول في هذا المقال المفاهيم الأساسية لتحليل الوظائف، وأهميتها، والمراحل التي تمر بها عملية التحليل، بالإضافة إلى الأدوات المستخدمة في جمع البيانات. كما سنقدم نموذجًا تطبيقيًا لبطاقة منصب العمل. سواء كنت طالبًا، أو موظفًا في إدارة الموارد البشرية، أو مهتمًا بفهم هذه العملية، فإن هذا المقال سيوفر لك رؤية متكاملة وشاملة.
I- تحليل الوظائف
1- تعريف تحليل الوظائف ومفرداته
الكلمات المفتاحية: تحليل الوظائف، تعريف تحليل الوظائف، بطاقة منصب العمل، توصيف الوظيفة، تأهيل الوظيفة
تعرف تحليل الوظائف بأنها العملية التي يتم فيها جمع ودراسة وتحليل وتسجيل البيانات المتعلقة بواجبات وسلطات الوظيفة وأبعادها المختلفة، وكذلك المتطلبات الأساسية لشغلها. والنتيجة المباشرة لهذا التحليل هي إعداد بطاقة منصب العمل.
- التعريف الأول: يعرف تحليل الوظائف بأنها العملية التي تضم جمع، دراسة، تحليل وتسجيل البيانات المتعلقة بواجبات وسلطات الوظيفة وأبعادها المختلفة، وكذلك المتطلبات الأساسية لشغلها، والناتج المباشر لهذا التحليل، يتمثل في إعداد بطاقة واجبات ومسؤوليات الوظيفة المعنية أي بطاقة منصب العمل، و الشروط التي يجب أن تتم فيها هذه الوظيفة.
- التعريف الثاني: يقصد بتحليل مناصب العمل أو الوظيفة تحديد معالم كل وظيفة أي توضيح ماهيتها واجباتها و مسؤولياتها، و تقدير درجة المهارات و مقدار المعلومات، نوع المقدرة المطلوبة فيمن يشغلها، تحليل طبيعتها و ظروف العمل الخاصة بها بقصد التوصل إلى توصيف كامل لها
- التعريف الثالث: يقصد بتحليل الوظائف تحديد معالم كل وظيفة بالمؤسسة عن طريق الملاحظة و الدراسة أي توضيح الواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة و تقدير درجة المهارة و مقدار المعلومات و نوع المقدرة في من يشغلها
- التعريف الرابع: يقصد بتحليل العمل تحديد الأنشطة و المهام الخاصة به بوضعه في توصيف متكامل مع تحديد المواصفات التي يجب توفرها في الشخص المعني بهذا العمل.
- التعريف الخامس: يعرف تحليل الوظيفة بأنه هو أسلوب علمي من شأنه تجميع حقائق و معلومات محددة عن متطلبات كل وظيفة عن طريق تحليلها إلى عناصرها الأولية و تحديد طبيعة و مهام كل عنصر بالشكل الذي يمكن معه التعرف على متطلباتها الكمية المهارات المؤهلات والقدرات المطلوبة من شاغل الوظيفة لتحقيق مستوى أداء ناجح.
و نلاحظ من خلال التعريف السابق أن أي وظيفة تنقسم إلى مجموعة من المهام، والتي يطلق عليها أيضًا أعباء أو مسؤوليات أو اختصاصات، وكل مهمة تتكون من عدة أنشطة متنوعة.
2- الغرض، الأهداف، دور وأهمية تحليل الوظائف
الكلمات المفتاحية: الغرض من تحليل الوظائف، أهداف تحليل الوظائف، أهمية تحليل الوظائف، دور تحليل الوظائف
إن الغرض الرئيسي لعملية تحليل الوظائف هو توفير جميع المعلومات الضرورية للمسيرين حول الوظائف التابعة للهيكل التنظيمي للمنظمة، وحول الكيفية التي يلزم على المؤسسة إتباعها لملئ هذه الوظائف و تحقيق هذه الأهداف.
وبفضل المعلومات التي يوفرها تحليل الوظائف تستطيع إدارة الموارد البشرية معالجة المشاكل التالية:
- الهيكل التنظيمي: تحليل الوظائف يساعد إدارة الموارد البشرية على تحديد كيفية و أسلوب توزيع مجموع الواجبات الوظيفية بين الوحدات الإدارية.
- هيكل الوظيفة: يساعد على تحديد الكيفية التي يتم بها تجميع الواجبات داخل الوظيفة الواحدة أو في عائلة وظائف.
- مستوى السلطة: يساعد على فهم واستيعاب توزيع السلطة في المنظمة.
- المسؤولية: تساعد نتائج تحليل الوظائف على فهم التسلسل السلمي في المنظمة وتحديد عدد ونوع الأفراد العاملين التابعين لكل مسؤول.
- تكافؤ الفرد في الحصول على الوظيفة: يساعد تحليل الوظائف في إعداد السياسة التي تتيح الفرص المتساوية لجميع الأفراد العاملين في المنظمة و تقضي على الممارسات العملية لكل أشكال التمييز بينهم وعدم احترام حقوقهم.
- معايير المردودية: لمعايير الأداء و المردودية علاقة مباشرة مع المتطلبات التي تفرضها نتائج تحليل الوظائف، وتسمح هذه المعايير من قياس مستوى الأداء الفردي و الجماعي للأفراد في العمل.
- التوجيه: يساعد تحليل الوظائف المسؤولين السلميين وشاغلي الوظائف على تحرير رسائل التوصية الخاصة بالعمال الذين يغادرون المؤسسة.
أهداف تحليل الوظائف:
- تسمح دراسة المنصب بالتعرف موضوعيا على الصفات الإنسانية التي يتطلبها المنصب، ولها انعكاسات سريعة على المتطلبات الإنسانية للمنصب، والتي تكون الشرط الأساسي في التوظيف والاختيار والترقية.
- تنعكس دراسة المنصب على التكوين وبرامج مراكز التكوين، لتحديد المهام التطبيقية الواقعية الخاصة بكل عمل.
- تؤدي دراسة المنصب إلى تقييم المهام، والتي تقود إلى تقييم العمل وتحديد مستوى المسؤوليات والفوائد التي تترتب عنها.
- تسمح دراسة المنصب بإعادة تحديده، بما يسمح للإدارة بتقييم عبء العمل وقياس التباعد بين المنصب المحدد نظريًا والمنصب الفعلي.
- تسمح دراسة المنصب بتطوير طرق ومناهج العمل.
3- علاقة تحليل الوظائف بنشاطات تسيير الموارد البشرية
يعتبر توفير بيانات كاملة عن الأنشطة والمهام المكونة للوظيفة ومواصفات شاغلها ذو أهمية بالغة لأداء معظم وظائف إدارة الموارد البشرية، و سنوضح ذلك فيما يلي:
- يساعد تحليل العمل في تجميع الأنشطة في مهام وتجميع المهام في وظيفة كاملة تحتوي على بداية ونهاية، وتحتوي على هوية واضحة ، و توفر الإحساس بالمسؤولية ، و توفر تخصيص وتقسيم العمل. كما يساعد تحليل العمل في توفير كشوف تحليل الوظائف المعلومات الأساسية لتصميم العمل ( الوظائف ) التي يمكن الاعتماد عليها في إعادة تصميم العمل لتحقيق بعض الأغراض مثل تحسين وتطوير طرق وأساليب العمل.
- وجود نظام متكامل لتحليل الوظائف يساعد في التحديد السليم لعدد ونوعيات الوظائف المطلوبة لتحقيق الأهداف الحالية والمتوقعة وما هي الشروط والمؤهلات المطلوبة لشغل تلك الوظائف حتى يمكن اتخاذ التدابير اللازمة بتوفير الاحتياجات من قوة العمل سواء من داخل المنظمة أو من خارجها.
- بناءا على تحليل الوظائف يتم تحديد التخصص المطلوب في شاغل الوظيفة في ما يخص القدرات والكفاءات التي تتطلبها كل وظيفة وكذا أهميتها النسبية أو قيمتها داخل المنظمة، وحتى تتم عملية تقييم الوظائف بشكل سليم فلابد من وزن كل العناصر المتعلقة بكل وظيفة (الواجبات، المسؤوليات، ظروف العمل، المؤهلات، الخبرة، القدرات والاستعدادات اللازمة، الجهد البدني والعقلي.. الخ) و بالطبع فإن كشوف تحليل الوظائف هي المصدر الأساسي لكل تلك المعلومات المفصلة.
- يسمح تحليل الوظائف بمقارنة الأجور بين مختلف مناصب العمل ( الوظائف ) ، المقارنة بين أوجه الاختلاف و التشابه بين الوظائف و تقديم أكثر التعويضات العادلة لها .
II- طرق و أدوات تحليل الوظائف
الكلمات المفتاحية: طرق تحليل الوظائف، الملاحظة المباشرة، المقابلة الشخصية، المفكرة اليومية، آراء الخبراء، الاستبيان
يستعمل في تحليل الوظائف عدة طرق، نذكر أهمها: الملاحظة المباشرة، المقابلات مع شاغلي الوظائف، المقابلات مع مختصي تحليل مناصب العمل، الاستبيانات، المفكرة اليومية للعمل.
1- الملاحظة المباشرة:
يعتبر أسلوب الملاحظة المباشرة من أفضل وسائل جمع بيانات تحليل الوظائف، خاصة في الوظائف التي تتكون من مجموعة من الأنشطة البدنية التي يمكن ملاحظتها وتسجيلها. فطريقة الملاحظة الشخصية تصلح للوظائف التي يغلب عليها السلوك الظاهر وذات الطابع الجسمي المتكرر. أما الوظائف التي تعتمد في أدائها على المجهود الذهني فيتعذر رصد أنشطتها عن طريق الملاحظة الشخصية.
وهناك طريقتان يمكن إتباعهما في تطبيق أسلوب الملاحظة:
- الطريقة الأولى: يقوم أخصائي التحليل بملاحظة سلوك الفرد أثناء تأديته لعمله في دورة زمنية كاملة و يقوم بتسجيل ملاحظاته عن أنشطة شاغل الوظيفة وسلوكه أثناء تأديتها. ثم في النهاية يجري مقابلة مع شاغل الوظيفة الذي يقوم بتوضيح بعض الأنشطة التي قد لا تكون مفهومة لدى أخصائي التحليل أو إضافة بعض الأنشطة التي يتمكن أخصائي التحليل من ملاحظتها.
- الطريقة الثانية: يقوم أخصائي تحليل الوظائف بالملاحظة و تسجيل ملاحظاته وإجراء مقابلة بنفس الوقت أثناء تأدية شاغل الوظيفة لعمله و يستفسر منه عن بعض الأنشطة التي يقوم بها أثناء تأديته لعمله.
2- المقابلة الشخصية:
أسلوب المقابلة من الأساليب الأكثر شيوعاً لجمع بيانات تحليل منصب العمل. فمن خلالها يمكن جمع معلومات عن أنشطة العمل التي غالباً لا تلاحظ وأيضاً الأنشطة التي تحدث في فترات زمنية مختلفة، أو التي لا تتاح للمحلل من مصادر أخرى أي مقابلة شاغل الوظيفة ورئيسه المباشر. وقد يتطلب الأمر مقابلة الأشخاص الذين يؤثرون ويتأثرون بالوظيفة. إلا أن ما يجب ذكره هنا أن المحلل لا يحتاج إلى إجراء مقابلات مع جميع الذين يشغلون منصبًا معينًا بل يكتفي بعينة منهم، بحيث تضم هذه الأخيرة أكثر وأقل الموظفين خبرة، وعادة ما يقوم الشخص المستجوب المقابل بإثارة عدد من الأسئلة مع شاغل الوظيفة، تتعلق بحجم الواجبات الوظيفية، والأجزاء التي تتكون منها ومدى انتظام هذه الأجزاء، وتكرارها وتوقيتها، ودرجة أهميتها وصعوبتها والإشراف الذي تمارسه الوظيفة أو الذي يقع عليها ونحوها.
وأسلوب " المقابلة " شائع الاستخدام في الوظائف ذات التخصصات العالية (وظائف البحوث) نظرًا لما تتطلبه هذه الوظائف من ضرورة التعمق في استيفاء المعلومات وضرورة تكييف الأسئلة بما يناسب الطبيعة المعقدة والمتغيرة لكل وظيفة.
ويتميز هذا الأسلوب بأنه يسمح بالحصول على المعلومات اللازمة ويمكن المحلل من مناقشة جوانب الوظيفة المختلفة، ويضمن هذا الأسلوب مشاركة مباشرة ومفتوحة للموظفين، ويعطي المحلل فهماً أفضل للوظيفة.
ولكن يعاب على هذا الأسلوب أنه يتطلب كثيرًا من الجهد والوقت، كما أنه قد يركز على العناصر الحالية للوظيفة، ويتجاهل النواحي المستقبلية لها، ويعيبه أيضا التركيز على شاغل الوظيفة لا على مواصفات الوظيفة نفسها، وعلى ما يقوم المرؤوس بأدائه فعلاً.
3- المفكرة اليومية للعمل:
حسب أسلوب المفكرة اليومية للعمل، يقوم العمال في هذه الحالة بتسجيل الأعمال والمهام التي يقوم بها يوميًا وذلك لمدة معينة مثل: عدد الأسابيع والأشهر. ويمكن أن تلقي هذه التسجيلات الضوء على الكثير من المعلومات والتفاصيل عن الوظيفة التي يؤديها الفرد العامل فعلاً، كما تساعد هذه الطريقة في تحديد الاحتياجات التكوينية بدقة.
4- آراء الخبراء:
تبعًا لهذه الطريقة يجتمع عدد من خبراء الوظائف أو الأشخاص ذوي القدر الكافي من المعلومات عن وظائف معينة ليقرروا الواجبات والأعباء التي تتكون منها هذه الوظائف، وغالبًا ما نجد في هذه الطريقة درجة كبيرة من الدقة والتكامل في البيانات المتوفرة.
5- الاستبيان:
الاستبيان هو "نموذج يحوي مجموعة من الأسئلة تتعلق بالجوانب المختلفة لعملية تحليل وتوصيف الوظائف".
تمثل الاستبيانات أو الاستخبارات أداة ملائمة لجمع المعلومات متنوعة وعديدة متصلة بالعمل من خلال أكبر عدد من العمال والمشرفين في وقت زمني أقل مما جعل من الاستبيان وسيلة أقل تكلفة من الأساليب الأخرى.
ويتضمن الاستبيان المعد لجمع البيانات في مجال تحليل وتوصيف الوظائف على مجموعة من الأسئلة المكتوبة تغطي واجبات ومسؤوليات الوظيفة والمعدات المستخدمة فيها، والتسهيلات اللازمة لها، ودرجة تكرار جزئياتها. ووفقًا لهذا الأسلوب يقوم شاغل الوظيفة بالإجابة عن مجموعة من الأسئلة المكتوبة بحيث تغطي الوظيفة التي يؤديها من حيث واجباتها ومسؤولياتها والمعدات المستخدمة فيها والتسهيلات اللازمة لها و درجة تكرار جزئياتها. والاستبيان الكتابي هو من أكثر أساليب جمع المعلومات شيوعًا لسهولته وانخفاض تكلفته و يكون أداة فعالة عندما تكون الوظائف التي سيتم تحليلها واضحة المعالم. والذي يعيبه أن البيانات التي يتم جمعها قد تسودها المبالغة فقد يلجأ أحد العاملين، لعدم وجود اتصال مباشر بين محلل الوظيفة والموظف، إلى إعطاء إجابات غير صحيحة أو غير دقيقة ظنًا منه أن لذلك تأثير على مستوى وظيفته، وقد تتسم إجابات بعضهم بالإيجاز أو عدم الوضوح. كما قد تظهر مشكلات تتعلق بتفسير الأسئلة لدى المجيب عن الاستبيان ولدى المحلل أيضا.
الدرس رقم 03: بطاقة الوظيفة (بطاقة منصب العمل)
الكلمات المفتاحية: بطاقة منصب العمل، تعريف بطاقة منصب العمل، أهمية بطاقة منصب العمل، بيانات وصف الوظيفة، بيانات المواصفات، نموذج بطاقة منصب العمل
الهدف من الدرس: في نهاية هذا الدرس، يجب أن يكون المتربص قادراً على إعداد بطاقة منصب العمل.
1- تعريف وأهمية بطاقة منصب العمل
يمكن تعريف بطاقة منصب العمل بأنها وثيقة رسمية تحدد طبيعة الوظيفة وحدودها، والمهام والمسؤوليات المتوقعة من شاغل الوظيفة، والصلاحيات المنوطة به وشروط شغل الوظيفة من مؤهلات علمية ومهنية وخبرات مطلوبة. وهي عبارة عن وثيقة تتكون من صفحة واحدة أو عدة صفحات تبين بعض الخصائص الخاصة بالوظيفة التي يؤديها العامل في المنظمة، وتبين المهام والنشاطات التي يؤديها ضمن الهيكل التنظيمي (مصلحة، وحدة)، كما توضح بطاقة المنصب وضعية العامل في هيكل المنظمة من حيث وضعيته المهنية، موقعه في السلم الإداري، والمسؤوليات، وخصوصيات المنصب (التنقلات، المواقيت...إلخ).
أهمية بطاقة منصب العمل:
- توضيح لشاغل الوظيفة المسؤوليات والواجبات المتوقعة منه.
- الحد من ازدواجية الوظائف والتي قد تزيد من التكلفة وتهدر الوقت وتعطل سير العمل.
- تحديد العلاقات الوظيفية والمسؤوليات.
- تساعد المدراء في مراقبة العمل والتأكد من مدى قيام الموظفين بواجباتهم على الوجه المطلوب.
- توضيح العناصر التي تشكل معايير الأداء والتي تبني عليها تقييم أداء العمل وبذلك يمكن التعرف على أوجه القوة والضعف في أداء الموظف لمهام وظيفته.
- تقدير الاحتياجات المستقبلية من الوظائف والتخطيط الجيد للموارد البشرية.
- تساعد على الاستثمار الأفضل للموارد البشرية وذلك بإجراء عمليات نقل الموظفين مما يؤدي إلى وضع الموظف المناسب لشغل الوظيفة المناسبة.
- توفير الأساس السليم لعملية الاختيار والتعيين الجيد حيث توفر بطاقة المنصب المعلومات اللازمة للإعلان عن الوظيفة واختيار الشخص المناسب للوظيفة المناسبة من خلال مراعاة مدى تطابق مواصفات المتقدمين لشغل الوظائف مع مهامها وما تتطلبه من تخصصات ومعارف وقدرات وخبرات وتدريب.
- تعمل على تحقيق مبدأ عدالة الأجور والرواتب ومساواتها من حيث الملائمة بين الراتب والعمل المؤدى.
2- استعمال بطاقة منصب العمل
تستعمل بطاقة المنصب دائماً في إطار عملية التوظيف الداخلي للأفراد ويمكن تلخيص المجالات الثلاثة التي تستعمل فيها بطاقة المنصب كما يلي:
- بطاقة المنصب هي وسيلة للاتصال: بطاقة المنصب تسمح بتشجيع الحوار والاتصال الداخلي بين الرئيس السلمي والمرؤوسين من حيث:
- توضيح رغبة الرئيس السلمي من المنصب؛
- عرض صاحب المنصب كيفية فهمه للمنصب.
- بطاقة المنصب هي أداة لتوضيح الوظيفة: لأنها تبين العناصر الأساسية لوضعية المهنة:
- تسمية المنصب؛
- التعريف بشاغل المنصب؛
- حالة المنصب في المنظمة؛
- أهداف المنصب؛
- المهام؛
- النشاطات؛
- الكفاءات.
- بطاقة منصب العمل عبارة عن إطار مرجعي مشترك انطلاقا من البيانات التي توفرها عن:
- تعريف وتحديد الأهداف المهنية؛
- حصيلة النشاط.
3- دور بطاقة تحليل الوظيفة (بطاقة منصب العمل)
تلعب بطاقة تحليل منصب العمل دورًا رئيسيًا في تسيير الموارد البشرية، ويظهر في ما يلي:
- تعرف الموظف بمهام عمله: تساعد بطاقة تحليل الوظيفة في تعرف الموظف بمهام عمله، وفي إعلامه بما تتوقعه المنظمة منه في القيام بأعمال معينة.
- المساعدة في عملية الاختيار: إن عملية الاختيار تستهدف انتقاء أفضل العناصر لشغل الوظائف الشاغرة بالمنظمة، وحتى يتحقق ذلك فإن الأمر يتطلب مقارنة مؤهلات ومهارات وقدرات وميول الشخص المتقدم بالشروط الموجودة في بطاقة تحليل الوظائف حتى يمكن الحكم بشكل سليم على مدى صلاحيته لشغل الوظيفة. فعنوان أو اسم الوظيفة وحده لا يكفي عند الحكم على مدى صلاحية المتقدم ولابد من المعلومات التفصيلية التي تتضمنها بطاقات تحليل العمل من بيانات عن المواصفات المثالية الواجب توافرها في شاغل الوظيفة، وعلى المنظمة أن تبحث عن هذه المواصفات في المتقدمين لشغل الوظيفة، وأن تصفيتهم بناءًا على مدى توفر هذه المواصفات فيهم.
- التدريب والتكوين: بطاقة المنصب توفر المعلومات التي يمكن الاعتماد عليها في تحديد المجالات أو الموضوعات التي يجب أن يشملها التدريب في ضوء ما تسفر عنه نتائج الاختبارات والمقابلات للموظفين الجدد، وفي ضوء ما تسفر عنه نتائج تقارير الأداء وخطط تنمية المسار المهني بالنسبة للموظفين القدامى حيث تكشف هذه المصادر عن نواحي الاحتياجات التي ينبغي أن يلبيها التدريب.
- الترقية والنقل: المعلومات التي توفرها بطاقات تحليل الوظائف تساعد إلى حد كبير في تحديد مدى صلاحية من هو مطلوب نقلهم أو ترقيتهم لوظائف معينة.
ملحق: تطبيقات عملية
سنقدم هنا نماذج عملية لبطاقة منصب العمل:
النموذج الأول: بطاقة منصب العمل لمدير الموارد البشرية
المسمى الوظيفي:
مدير الموارد البشريةرمز الوظيفة:
HD/M101الإدارة:
الشئون الإدارية والماليةالدائرة:
دائرة شئون الموظفينالقسم:
الفئة الوظيفية:
الدرجة:
مسمى وظيفة المسؤول المباشر:
المدير التنفيذيمسمى الوظائف التي يشرف عليها:
شؤون الموظفين، السكرتاريةملخص الوظيفة:
مدير الموارد البشرية في الشركة مسؤول عن إدارة وتنمية الموارد البشرية في الشركة والتخطيط لها، يقوم بكافة القضايا المتعلقة بالموظفين والعمال.النموذج الثاني: بطاقة منصب العمل لمدير التسويق
المسمى الوظيفي:
مدير تسويقرمز الوظيفة:
HD/M...الإدارة:
التسويق والمبيعاتالدائرة:
التسويقالقسم:
التسويقمسمى وظيفة المسؤول المباشر:
المدير التنفيذيمسمى الوظائف التي يشرف عليها:
مشرفي ومندوبي المبيعات والموزعين.ملخص الوظيفة:
مدير التسويق مسؤول عن تحديد حاجات ورغبات العملاء وتحديد الأسواق المستهدفة، وهو مسؤول أيضاً عن جمع البيانات حول المنافسين ووضع الخطط والسياسات المناسبة لتسويق منتجات الشركة في الأسواق المستهدفة.مهام الوظيفة:
- المساهمة في تحديد الأهداف العامة للمؤسسة وصولاً إلى تحديد الأهداف التسويقية لكل وحدة عمل في الشركة.
- المساهمة في تحديد نقاط القوة والضعف في الشركة وصولا إلى تحديد الفرص التسويقية المتاحة والتحديات أو المشكلات التي يجب المساهمة في استثمارها كغرض أو حلها كتحديات.
- بناء قاعدة بيانات شاملة حول الأسواق والمنافسين وكل ما يتعلق بالمنافسين ومنتجاتهم وأسعارهم وخطط التسويق لديهم.
- تصميم وتنفيذ المسح أو الدراسات الميدانية المرتبطة بالمستهلكين والمنافسين أو ظروف الصناعة بشكل عام.
- تحليل البيانات التي تم جمعها بواسطة بحوث التسويق حول الأسواق والمنافسين وتقديمها على شكل نتائج يمكن اتخاذ القرارات المناسبة بشأنها.
- تعديل المزيج التسوقي لبعض السلع التي تعاني من مشكلات بالإضافة إلى التوصية بإلغاء السلع الفاشلة والتي تحقق خسارة مادية مع العمل على تقديم سلع تشبع حاجات ورغبات وأذواق جديدة للمستهلكين.
- تحديد السياسات المرتبطة بتحديد اسم العلامة للسلعة أو الخدمة وجميع الخدمات والضمانات التي يفضل تقديمها كخدمات مصاحبة للسلعة المباعة بالإضافة إلى تحديد أحجام العبوات وألوانها وأشكالها.
- تحليل أسعار المنافسين مع تحديد الطرق والبيانات وتطويرها.
- فاعلية أو ربحية منافذ التوزيع المتاحة للسلع المطروحة، واختيار الأنسب منها للمؤسسة من جهة والمصالح المستهلكين من جهة أخرى تحديد.
- تحديد أهداف الترويج وأدواته المناسبة لكل سلعة أو خدمة.
- رفع التقارير بشكل دوري إلى الإدارة العليا.
ملخص:
تعرف عملية تحليل وتوصيف الوظائف، بأنها عملية جمع، دراسة ، تحليل وتسجيل البيانات المتعلقة بواجبات الوظيفة وأبعادها المختلفة، وكذلك المتطلبات الأساسية لشغلها، بهدف إعداد بطاقة واجبات ومسؤوليات الوظيفة المعنية أي بطاقة منصب العمل، و الشروط التي يجب أن تتم فيها هذه الوظيفة.
تحليل الوظائف يتناول: وصف الوظيفة ومواصفات شاغر الوظيفة.
المفردات الأساسية في تحليل الوظائف هي المهنة، الوظيفة، الواجب، المهمة، العنصر.
المهنة: هي مجموعة من الوظائف المتشابهة من حيث نوع العمل في المنظمات؛
الوظيفة (المنصب): هي مجموعة من الواجبات؛
الواجب: هو مجموعة من المهام المحددة؛
المهمة : هي مجموعة من العناصر التي يؤديها الفرد العامل للوصول إلى هدف ما؛
العنصر: هو أصغر وحدة موجودة في أي نشاط أو عمل.
تتكون عملية تحليل الوظائف من ستة خطوات أساسية هي: التعريف بالوظائف، اختيار طريقة جمع المعلومات عن الوظيفة، تحليل البيانات المطلوبة، كتابة وصف الوظيفة، إعداد تأهيل الوظيفة.
يستعمل في جمع البيانات لتحليل الوظائف ثلاثة طرق وأساليب رئيسية هي: الملاحظة المباشرة، المقابلات مع شاغلي الوظائف، الاستبيانات.
يتم تسجيل البيانات الخاصة بتحليل الوظيفة في بطاقة نمطية تعرف ببطاقة الوظيفة أو بطاقة منصب العمل وهي وثيقة رسمية تحدد طبيعة الوظيفة وحدودها والمهام والمسؤوليات المتوقعة من شاغل الوظيفة و وصلاحياته و شروط شغل الوظيفة من مؤهلات علمية و مهنية و خبرات مطلوبة.